專案初期展現專業從需求訪談規劃開始
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作為一名專案經理，每當接手新專案時，需求訪談總是初期工作中最重要的一環。回想還是PM小白時，常常在接到來自上司或其他PM分享各方需求後，下一動就是著手準備與客戶進行需求訪談，面對需求全貌尚未了解的狀況下，往往只是想到什麼就列什麼，導致訪談議程總是出現頭痛醫頭，腳痛醫腳的情況。為了避免這種情況，本文分享規劃需求訪談計畫需要思考的面向，提供給剛入行的PM小白們參考，讓大家在專案初期就能展現專業風範。
訪談規劃：5W1H的應用
根據自身擔任PM的經驗，在進行需求訪談前，我通常會以5W1H（What、Why、Who、When、Where、How）作為規劃框架，確保對需求訪談的全面性思維。
- 場次（How）：根據專案的複雜程度，確定需要召開多少次訪談，以了解專案需求。多場次的安排有助於深入探討各個面向，同時也可以讓客戶檢視是否有遺漏的部分需要補充。
- 目的（What）：此為擬定訪談計畫最核心也是最關鍵的環節，為每場訪談設定明確的目標和範圍。有助於當討論偏離主題或過早進入細節時，這些設定可作為引導，將話題拉回正軌，避免浪費時間。
- 時間（When）：制定訪談的時間表，讓客戶清楚了解需求訪談階段的整體進度，這有助於雙方協調時間，確保關鍵人員能夠參與。
- 訪談對象（Who）：根據專案需求，確定需要參與訪談的人員。這可能包括客戶的不同部門、最終使用者，以及內部相關團隊。確保所有利害關係人都能提供他們的觀點和需求，有助於全面了解專案需求。
- 線上/實體會議方式（Where）：決定每場訪談的形式。後疫情時代，線上會議已成為常態，但對於某些需要深入討論的議題，實體會議可能更為適合。根據討論內容的性質，選擇最有效的會議形式。
- 產出（Why）：每次訪談後的預期成果，如會議紀錄、功能雛型…等。這些產出物不僅是後續工作的基礎，也是與客戶確認需求的依據。
需求訪談計畫的擬定不僅僅是為了資訊的收集，更在於深入理解客戶的期望，評估現況與目標之間的差距，透過訪談引導過程建立甲乙雙方共同的認知框架。在接收到新專案後，該如何著手規劃訪談計畫，例如：總共要召開幾場？需要訪談哪些對象？範圍如何界定？在這個瞬息萬變的時代，傳統的瀑布式設計已成為理想化的模式，只求初期透過周詳的訪談規劃，盡可能減少後續階段出現隕石級需求變更的次數，藉由從每一次客戶傳達的痛點、抱怨以及各種議題中，推敲、挖掘出真正的需求。
